【Google Workspace 開発事例】Garoonの施設・予定をGoogleカレンダーに移行。GASによるGAMコマンド生成スクリプトを開発し、全社員分の切り替えを実現。

「社内で複数のグループウェアが混在しており、予定管理が煩雑になっている」「 Google Workspace を導入しており、Google カレンダーへの一本化を検討している」といった課題をお持ちではないでしょうか。
しかし、全社的なデータ移行となると「データ量が膨大であること」「グループウェア間でデータ形式が異なること」が壁となり、多くの企業で課題となっています。

本記事では、Cybozu Garoon（Garoon）のエクスポートデータを活用し、Google Apps Script（GAS）とコマンドライン管理ツール「Google Apps Manager（GAM）」を組み合わせることで、データ移行におけるこれらの課題を技術的に解決した事例をご紹介します。

お客様の抱えていた課題：Garoonから Google カレンダーへの移行におけるデータ移行の難しさ 

お客様は、スケジュール管理をGaroonから Google カレンダーへ切り替えるにあたり、既存の予定や施設情報をどのように移行するかという課題を抱えていました。

特に、移行対象となるデータ量や期限、Garoonと Google カレンダー間の仕様差により、次のような対応が必要でした。 

• 要件を満たすツールがない
  データ移行時の細かい要件を満たせるサードパーティ製の移行ツールが存在しなかった。
• 膨大なデータ量と制限時間
  全社員の数年分におよぶデータが対象のため、極めてデータ量が膨大であることに加え、決められた時間内に移行を完了させる必要があった。
  ※エンドユーザー様に影響が出ないよう、土日の間にすべての移行を完了する必要があった。
• 繰り返し予定の形式不一致
  Garoonからエクスポートしたデータでは、定期的な「繰り返し予定」がすべて「単体の予定」として出力されてしまう。

これらの課題に対し、「GaroonからエクスポートしたCSVをもとに、GASでGAMコマンドを生成し、生成したGAMコマンドを実行して一括登録する」というアプローチを採用しました。

移行方法：GASとGAMを活用した Google カレンダーへの一括登録

今回の移行では、Google Workspace の各種設定やデータ登録をコマンドラインから一括管理できるGoogle Apps Manager (GAM)を活用しました。
Google Apps Managerは、Google の各種 API を利用して、ユーザー・グループ・カレンダーなどの管理作業を効率化できるオープンソースの管理ツールです。

GaroonからエクスポートしたCSVデータをもとに、Google Apps Script(GAS) で Google カレンダー登録用の Google Apps Managerコマンドを自動生成し、生成したコマンドを実行することで、全社員分の予定・施設情報を一括登録しました。

Google カレンダー移行の流れ

• STEP1 　CSVエクスポート
  ― Garoonから、ユーザー情報および移行対象となる施設・予定情報をCSVエクスポートする。
• STEP2 　Google Apps Managerコマンド生成
  ―エクスポートしたCSVを Google ドライブにアップロードし、Google Apps Scriptを実行して予定登録用のGoogle Apps Managerコマンドを生成する。
  ―  生成されたGoogle Apps Manager コマンドの一覧は、テキストファイルとして出力する。
  ― この際、一定の条件をもとに「繰り返し予定」をシステム側で自動判定し、繰り返し予定専用のコマンドとして生成するロジックを組み込んだ。
• STEP3 　カレンダー予定登録
  ― Google Apps Managerコマンドが記載されたテキストファイルを用い、コマンドライン上でGoogle Apps Managerを実行する。これにより、Google カレンダーへ予定が登録される。

移行の結果：業務影響を抑えたGoogle カレンダーへの切り替え 

本アプローチによる移行作業の実施により、当初の課題をクリアし、スムーズなシステム切り替えを実現しました。

• 業務への影響ゼロで、計画時間内に移行完了
  全社員の数年分に及ぶ膨大なデータ量であったにもかかわらず、バッチ処理の高速化により当初定められた時間内にすべての移行が完了しました。これにより、ユーザーの業務に影響を与えることなく、シームレスにGoogle カレンダーへの移行を行うことができました。

• ログ検証による「登録漏れゼロ」の担保
  データ移行において懸念されるのがデータの消失ですが、本プロジェクトでは Google Apps Manager と Google Workspace のログを突合・検証しました。これにより、登録漏れもなく確実にデータが移行されたことを客観的に確認しています。

• 要件への柔軟な対応
  「上層部の予定は非表示（プライベート）として登録したい」といった、細やかな要件にも柔軟に対応し、お客様の組織運用に即したカレンダー環境を構築しました。

このようにフライトソリューションズでは、Google Workspace ・Google Cloudの標準機能だけでは対応が難しいデータ移行やシステム連携に対して、Google Apps Script・Google Apps Manager・各種 API などを活用した個別開発を行っています。
お客様の業務要件や運用ルールに合わせて、移行作業の自動化や一括処理の仕組みを設計・開発することで、複雑な Google Workspace、Google Cloud環境への移行を技術面から支援します。 

Google Workspace 運用において、標準機能だけでは対応が難しいデータ移行・業務自動化・システム連携などの課題がございましたら、Google Apps Script・API 連携を活用した個別開発も含めて、ぜひお気軽にご相談ください。