【Google Workspace 事例】Gmailテンプレートを社内に共有するアドオンを短期間で開発

お客様からGmailを利用する際、社内で決まった件名、メール本文をテンプレートとして使用したいという要望をいただきました。Gmailではメールの件名、本文をテンプレートとして保存し、使い回すことができますが、そのテンプレートを他者へ共有する機能はございません。

今回の記事では、それらの課題を解決するため、Gmailのテンプレートを社内に共有するGoogle Workspaceアドオンについて検討し開発を行い、短期間で実現できたためご紹介させていただきます。

お客様の抱えていた課題

・Gmailの件名、本文のテンプレートを管理者が作成し、全社に共有したい。
・利用者はインストール作業不要で利用できるようにしたい。
・短期間で実現できるような機能にしてほしい。

課題へのアプローチ

課題を解決するにあたり、以下の2パターンが考えられました。

・Google Chromeの拡張機能を開発し解決する。
・Google Workspaceアドオンを開発し解決する。

Google Workspaceアドオンは、Google Workspaceアプリの機能を拡張するために作成されるという点で、拡張機能に似ています。拡張機能とGoogle Workspaceアドオンの違いは、Google WorkspaceアドオンがブラウザではなくGoogle Workspaceアプリにインストールされるということです。また、Google Workspaceアドオンを利用した場合、Google Workspaceアプリの特定の場所に標準で用意されたアクセスメニュー※ を利用することができます。

Gmailではメールの作成画面にアクセスメニューが用意されており、テンプレート機能を利用する際のユーザビリティに優れていると考えたため、今回はGoogle Workspaceアドオンを用いて課題の解決にあたりました。

※Gmailのアクセスメニューの表示位置については、下記の「Google Workspaceアドオンの利用イメージ」を参照してください。

Google Workspaceアドオンの概要

Google Workspaceアドオンの機能(管理者向け)
・Gmailのテンプレートを登録する機能

Google Workspaceアドオン機能(ユーザ向け)
・Gamilに追加されたボタンからテンプレートを一覧表示する機能
・一覧表示されたテンプレートから利用したいテンプレートを選択すると、Gmailの「件名」、「本文」が自動で入力される機能

Google Workspaceアドオンの構成図
今回はスプレッドシート上で管理者がGmailのテンプレートを登録できる構成といたしました。

〈Google Workspaceアドオン構成図〉

Google Workspaceアドオンの利用イメージ
1、管理者がテンプレートをスプレッドシートに登録する。

2、ユーザがGmail作成画面からGoogle Workspaceアドオンのアクセスメニューを押下しテンプレートの一覧を表示する。

3、テンプレートを選択すると件名、本文が入力される。

Google Workspaceアドオンをユーザへ自動インストールする方法

作成したGoogle WorkspaceアドオンはGoogle Workspace Marketplaceに公開(ドメイン内限定)することでGoogle Workspaceの管理コンソールから簡単にユーザのGmailへ自動インストールすることができます。

検討の結果

今回のGoogle Workspaceアドオンを検討した結果、Googleアプリに対する簡単な機能拡張であればGoogle Workspaceアドオンを利用することで短期間で開発を行えることがわかりました。そして、今回開発した機能を利用することで、ユーザも複数のテンプレートから用途にあったものを適宜選択し利用することが可能になります。

このように当社ではGoogle関連のサービスを活用したアプリケーション開発を行い、Google Workspaceをより便利にご利用頂けるようなお手伝いをしています。Google Workspace を利用する上でのお困りごとがあればお気軽にご相談ください。

【参考情報】
Google Workspace アドオン
ドメイン内に Marketplace アプリをインストールする – Google Workspace 管理者ヘルプ