全社員のセキュリティ対策のチェック項目は20個程度！
無償のGmailの誤送信防止機能を入れ込むが、サポート切れになることが判明。

――――貴社の企業概要をお聞かせください。

（DX推進部　情報システム課長　関谷 貴彦様）
弊社（東急リバブル）は、新築・中古マンション、一戸建て、土地、不動産購入の為の物件情報を提供など、不動産流通業のパイオニアとしてお客様へ質の高いサービスをご提供し続けております。売買・賃貸の仲介や不動産販売など5つの事業を軸に、質の高いサービスを提供する総合不動産流通企業として展開しています。

お客様のニーズに応えるため様々な画期的なサービスを生み続けており、中古住宅を検査・保証する「リバブルあんしん仲介保障」や トランクルーム・レンタル収納「STORAGE SQUARE」、自社開発した新築分譲マンション、一棟リノベーションのシリーズ「L`GENTE（ルジェンテ））」など、時代に先駆けたサービス体制を整えております。

東急リバブル株式会社
経営管理本部
DX推進部　情報システム課長
関谷 貴彦氏

――――従来の環境とその課題についてお聞かせください。

（DX推進部　情報システム課　係長代理　岡田 健吾様）
弊社では、2012年からGoogle Workspaceを導入しGmailを全社的に利用しています。その当時はあまりメールの誤送信対策のツール的なものは活用しておらず、メールフィルタリング機能にて宛先数を制限するといった対策をしていました。具体的には、営業担当者は社外にメールを送る時はTOの宛先を1件までしか入れないようにする対策です。そのような対策をしていても、やはりメールの誤送信は発生していたという状態だった為、対応を検討いたしました。

2017年くらいに全社にて無償のメール誤送信防止に対する拡張機能を導入いたしました。 ツール自体はGoogle Workspace の管理コンソールで社員に配布はできるのですが、設定項目は各社員自身が設定する様になっており各社員が本当に活用しているのか、どのような設定にしているのかは不明な状態でした。

情報システム課では、全社員に1年に1回程度、20個前後のセキュリティ項目のチェックをしてもらう対策をしているのですが、その項目内にメール誤送信防止機能の運用に関するチェックの項目を入れて確認をしておりました。

しかし、セキュリティチェックの対策は運用工数の負荷が高いという問題がありますし、メール誤送信対策は社内のセキュリティに関わる為、強制化しないといけないという点が課題でした。またそのメール誤送信防止機能は無償版だった為、サポート切れを起こしているという状態が発生し、これは全社員4,000人規模で使うものとしてはリスクがありました。

東急リバブル株式会社
経営管理本部
DX推進部　情報システム課
係長代理
岡田 健吾氏

Gmail誤送信機能をChrome拡張機能にて開発することで、細かい設定が可能に！長期的なトータルコストは削減！

――――ツール開発以外に、その他にも何か比較検討はされましたか？

（岡田様）
問題を提起した後、フライトソリューションズさんへご相談しましたが、一度開発のご支援ではなく別の類似したツール導入のご提案も含めていただきました。けれどもID課金は、長期スパンで考えると割高になりますので、今回新たにGmail誤送信防止機能のツールをChrome拡張機能にて開発を依頼することにいたしました。開発にすると、その時に費用はかかりますが、5年10年という事を考えればトータルコストは安くなりますので。

――――弊社以外の会社様との比較はしましたか？どこが決め手になりましたか？

（岡田様）
他にも1社比較をいたしました。フライトソリューションズさんに依頼した決め手は、シンプルにいうと安かったですし、スケジュールも早かったです。またGoogleプロダクトへの知見が深いという点でフライトソリューションズさんの一択でした。

――――開発を進めていくにあたって課題になったことはありましたか？

（岡田様）
開発を進めている途中に、GmailのUI（ユーザーインターフェイス）の変更が入った為、その変更対応でスケジュールは少し遅れましたが、内容としては問題なかったです。フライトソリューションズさんが臨機応変に対応していただいたので良かったかなという感じです。
その他に弊社としては、Chromeの拡張機能を作るということが初めてだったので、とても勉強になりました。

――――ツールを開発したことで、どのような効果をもたらしましたか。

（岡田様）
開発を進めるにあたり、弊社にてコンプライアンス部とメール誤送信のセキュリティに対する意見交換をいたしました。どういった機能が良いなども話し合い、そこで特定のキーワードを入れたら警告が出るようにするなどの案もでてきました。システム部門だけではない色々な部署との意見を含めて出来上がったのは、とても良かったとは思っています。

（関谷様）
実際に使用している社員達は、ツールを入れたことで、メールセキュリティに対する意識が変わった人もいます。

◆Gmail誤送信防止ツールの概要

<ユーザー向け機能>
・Gmail上でのメールの送信ボタン押下時に送信前の警告ポップアップを表示する機能
・警告ポップアップ内でチェックボックスにチェックを入れないとメールが送信出来ない機能
・メールの送信時に事前設定したBccを自動で追加する機能
・指定されたキーワードが入力されていると警告が表示される機能
・添付ファイル送付をする場合、指定されたキーワードを入力しないと警告が出てくる機能

<管理者向け機能>
・Chrome拡張機能としての自動配布設定
・送信前の警告ポップアップに表示する条件設定機能
　　－To・Cc・Bccの各件数の上限設定
　　－送信時に宛先・件名・添付ファイルの内容確認に対するチェックボックス表示の有無
　　－件名または本文に指定したキーワードを入力された場合の警告表示設定
　　－添付ファイル送付時の警告に対するキーワード設定

<構成図>

<アプリケーション利用のイメージ>

会社としてGoogleのプロダクトをさらに活用推進していく事が決定！
Googleプロダクトに特化した技術サポート体制を活用し、社内のDX化を促進。

――――ツールのリリース後に、弊社の「Google Cloud 活用 技術サポート」をご契約いただいております。   こちらは如何でしょうか。

（岡田様）
弊社のDX推進部としてGoogleプロダクトをもっと活用していこうという考えになり、フライトソリューションズさんの月額での業務改善サポート「Google Cloud 活用 技術サポート」を契約いたしました。

社内の色々な部門の人達から、こういったことができないか？という相談を受けるのですが、Googleプロダクトを使って実現できそうなものであれば、フライトソリューションズさんにご相談させてもらっています。ご相談の中で、解決できそうであれば検証をして工数の見積や開発に進めたり、難しそうであれば一旦取りやめたりと、幅広く様々な内容のものをご相談・対応してもらっています。ActiveDirectoryの操作を自動化するツールの開発・更新や共有ドライブ管理ツール改修対応もサポート内で対応していただきました。

（関谷様）
弊社は現場の声を吸い上げる制度がある会社でして、社内に意見箱として「みんなの声」という業務改善に関する意見を、些細な事でも具体的でなくてもよいので伝えるといった制度があります。集まった意見を情報システム課では具体的な実現方法を検討をするのですが、弊社のインフラチームは3人しかいないので、せっかく色々な声が上がってきても普段の業務もあり、なかなか対応ができない状態です。そんな中、フライトソリューションズさんがGoogleプロダクトに特化して技術サポートをしてくれるというのは、とても心強いです。

――――弊社の業務対応に関して忌憚ないご意見をお聞かせください。

（岡田様）
手厚い体制にしてもらっております。サポートの体制も複数人のチーム体制してもらっておりますし、チームメンバーも個人それぞれの得意分野を活かして、相互補完で技術力高く対応していただいていると思います。

――――今後の貴社のシステム体制の展望についてお聞かせください。
（岡田様）
情報システム課としては、クラウドの促進を引き続きしていくので、色々なシステムがどんどん増えていく予定です。その他に現在、Google Cloud 活用 技術サポートにてAppSheetの活用をご相談していますので、今後、比較的安くスピーディーに色々なツールを作るということができればと考えております。

――――ありがとうございました。