【徳島県庁様 】職員約5,000名の Google Workspace 移行に伴う「メール誤送信」の不安を解消。 Chrome拡張機能開発で、行政DXのセキュリティ要件を実現。

Gmail 移行で直面した「メール誤送信リスク」。クラウド移行の必須課題を乗り越えるために。

－Google Workspace 導入の背景と、抱えていた課題について教えてください。

オンプレミスからの脱却と、Gmail 移行に伴う「誤送信リスク」への懸念がありました。

企画総務部 情報政策課
行政DX推進室
プラットフォーム担当 係長　
阿利 政徳様

（行政DX推進室 　阿利 政徳様）
徳島県庁では、OSSを活用して開発した「Joruriグループウェア」を15年以上に渡り利用していましたが、庁内の情報共有のあり方やツールの見直しにより、職員の働き方改革の推進及びコミュニケーションの活性化を図るために Google Workspace への移行を決定しました。しかし、そこで大きな課題となったのがメールのセキュリティです。個人情報漏えい事故で多いものは、メールアドレスの送信時に、アドレスを「BCC」に入れずに「TO」や「CC」に入れてしまい、多くの人にアドレスが流出してしまうケースです。ここら辺は、個人のうっかりではなくシステム的にカバーしておかなければいけない必須の要件です。

企画総務部 情報政策課
行政DX推進室
プラットフォーム担当 主任主事　
櫛田 佳那様

（行政DX推進室 　櫛田 佳那様）
以前のオンプレミス環境ではシステム側で自動的にBCCに変換する機能がついていましたが、標準の Gmail では利用できない状態でした。今回開発にて、よりセキュリティを高めたいとの思いもあり、従来のアドレスの自動変換機能では難しかった「誤送信自体を防ぐ」機能など、もっと色々な機能が追加できたらとのことでポップアップなどの機能を依頼させていただきました。

システム的な安心を追求。BCC自動変換機能と送信前ポップアップの複合制御を実現。

－今回開発した「Gmail 誤送信防止ツール」の特長と、開発がどうだったかについて教えてください。

「ポップアップ確認」と「BCC自動変換」を組み合わせ、約2ヶ月で開発しました。

（櫛田様）
期間は要件定義から開発までは約1ヶ月ぐらい、テストで1、2週間、その後受け入れと、Webストア公開を経て、全体として大体2ヶ月間で進めました。Google Workspace の開始が迫っていたので、それに間に合うように、だいぶタイトなスケジュールで作っていただいたと思います。

（阿利様）
主な機能は、送信ボタンを押した際にポップアップを表示させ、宛先や件名の最終確認をするものです。ここに徳島県庁特有の要件として、デフォルトで宛先を「BCC」に自動変換する機能を追加しました。業務上必要な場合はポップアップ上でBCC変換を無効にすることも可能です。

－開発を進める上で課題となった点や、フライトソリューションズのサポートについて教えてください。

初めての拡張機能開発ゆえの知見不足や、既存システムとの技術的な干渉が課題でした。

（阿利様）
県庁にとって「 Chrome拡張機能 」の開発は初めての取り組みであり、Google の機能を活用した開発というものが私どもの知見が全くない状態でした。 そんな中、専門的な知識をお持ちのフライトソリューションズさんに対応いただけたことは、良かったかなと思います。

（櫛田様）
開発の過程では、既存のウイルス対策ソフトと拡張機能が干渉し、強制インストールが外れてしまっていたトラブルもありましたが、迅速に対応いただき無事に解消することができました。

こうした技術的なトラブルに対し、フライトソリューションズ様には原因の切り分けから解決に至るまで、迅速かつ手厚くサポートをいただきました。単にツールを作るだけでなく、Googleウェブストアへの公開手順のマニュアル化や、Google Workspace の設定も含めたサポートなど、導入・運用の安定化まで伴走いただけたことが非常に心強かったです。

県庁内で Google Workspace を触り始めたところではあるのですが、やはり今までのオンプレミスのシステムとは違って、すごく機能の追加や移り変わりが激しくて、どんどん刷新されていくシステムなので、そういった変更が今回開発したツールに予期せぬ影響を与えるようなことがあった場合にも伴走してご対応いただけるのではないかと思っております。

Gmail 誤送信防止ツールの概要

ユーザー向け機能

・Bcc自動変換機能：
       –  To,Ccの宛先に外部ドメインアドレスが指定件数以上設定された場合、Bccに変換するかどうかを選択できる機能

・送信前ポップアップ機能：
      – Gmail上でのメールの送信ボタン押下時に送信前の警告ポップアップを表示する機能
      – 警告ポップアップ内でチェックボックスにチェックを入れないとメールが送信出来ない機能
      – 指定されたキーワードが入力されていると警告が表示される機能

・Bcc自動追加機能：
　　- メールの送信時に事前設定したBccを自動で追加する機能

管理者向け機能

・自動配布機能：
    –Chrome拡張機能としての自動配布設定

・設定値管理機能：送信前の警告ポップアップに表示する条件設定機能
　–Bcc変換の選択項目表示を判定する外部ドメインアドレスの件数設定
　-To・Cc・Bccの各件数の上限設定
　-送信時に宛先・件名・添付ファイルの内容確認に対するチェックボックス表示の有無
　-件名または本文に指定したキーワードを入力された場合の警告表示設定

構成図

メール送信前ポップアップイメージ

約5,000名へのスムーズな導入と職員の意識改革。Google Workspace 活用を加速させる次のステップ。

－導入後の効果や、職員の皆様の反応はいかがですか？

約5,000名への配布もスムーズに完了し、職員のセキュリティ意識が向上しました。

（櫛田様）
正規職員・非正規職員あわせて約5,000名の職員に対し、強制インストールの形で配布を行いましたが、1日程度でスムーズに行き渡り、特に違和感もなく利用できているかと思います。

導入効果として最も大きいのは、セキュリティ意識の向上です。今まではシステム側が無言で勝手に、Ccに入っていたものをBccに変更していたのですが、これからはメール送信時に必ずポップアップでワンクッション確認が入ることで、職員一人ひとりが「送信前に確認する」という意識を持つようになりました。また、ポップアップにより「Bccに変換しない」という選択も可能となったため、受信者が自分以外の誰にメールが共有されているのかが把握できるようになり便利になった、という面もあります。

－今後の展望についてお聞かせください。

Google Workspace の機能をフル活用し、場所にとらわれない働き方を目指します。

（櫛田様）
メール環境の安全性が確保できたことで、今後は Google Workspace の本来の強みである「共同編集機能」などを積極的に活用し、照会回答業務等を効率化することが目標です。

また、リモートワーク環境が大きく変わります。セキュリティを確保しながら、庁舎外から業務システムへのアクセスが簡単に行えるようになりますので、働き方改革の実現に向けたリモートワークの更なる推進を図っていきたいと考えています。