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Google Workspaceでできること　機能一覧と活用法を解説

Google Workspaceでできること　機能一覧と活用法を解説

ナレッジ

#Google Workspace（旧G Suite）

クラウド移行やグループウェアの見直しを検討中の IT 担当者の方へ。

本記事では、Google Workspace の機能一覧やできることを体系的に整理し、具体的な活用シーンや導入事例とともに解説します。情報収集や社内提案の材料として、ぜひ参考にしてください。

株式会社フライトソリューションズでは、お客様の要望に合わせて迅速かつ丁寧なグループウェアの導入支援サービスを提供しています。導入を検討している方は、ぜひ弊社にお任せください。

1. Google Workspace で何ができる？基本機能の全体像

Google Workspace の全体像を理解することは、導入の成否を分ける重要な第一歩です。ここではサービスの概要と、どんな業務に役立つのかを整理します。

Google Workspace で何ができる？ビジネス向けクラウドサービスの概要

Google Workspace は、次のような特長を持つクラウド型グループウェアです。

・Google アカウントで一括管理
・オンライン上であらゆる業務が完結
・シームレスなアプリ間連携
・モバイル・タブレットからもアクセス可能
・業務やセキュリティを一元管理できる管理者機能

どんな業務に役立つ？できることの全体像

Google Workspace を使うことで、以下のような業務に幅広く対応できます。

・メールやカレンダーによるスケジュール管理
・ドライブでのファイル共有と保存
・ドキュメントやスプレッドシートによる資料作成と共有
・Meet や Chat を使ったコミュニケーション
・管理コンソールによるユーザーとデバイスの一括管理

これらの機能を統合的に活用することで、業務のムダを削減し、生産性を向上できます。

以上から Google Workspace は、情報共有・連携・セキュリティの三拍子を実現する、全方位型のクラウドプラットフォームということがわかります。

2. Google Workspace 機能一覧｜代表的なアプリ一覧とサービス一覧

Google Workspace の機能は非常に多岐にわたります。ここでは代表的なアプリとその役割を一覧で把握し、それぞれの強みを紹介します。

Gmail / カレンダー / ドライブなどの基本アプリ

・Gmail：強力な検索・ラベル機能でメール管理が効率的に
・Google カレンダー：チームでの予定調整や会議招集が簡単
・Google ドライブ：クラウド上でファイルを保存・共有・共同編集

ドキュメント / スプレッドシートなどのコラボレーション機能

・Google ドキュメント：リアルタイム編集でフィードバックも即座に反映
・Google スプレッドシート：関数・グラフ・集計など高度なデータ処理も可能
・Google スライド：プレゼン資料も複数人で共同作成

Google Meet や Chat などのコミュニケーション機能

・Google Meet：高画質なビデオ会議がワンクリックで可能
・Google Chat：スレッド管理や通知設定で業務チャットが快適

Jamboard / Keep / Sites などの補助アプリ

・Jamboard：ビジュアル的なブレストに最適なデジタルホワイトボード
・Keep：メモ・タスクをすぐに記録・共有できる軽量アプリ
・Sites：ノーコードで社内ポータルやマニュアルサイトを作成可能

管理者向け：管理コンソールやセキュリティ機能

・Google 管理コンソール：ユーザーやデバイスを一元管理
・セキュリティ設定：2段階認証・ログ監査・アクセス制御で高度な保護を実現

各機能が相互に連携し、企業の情報資産を守りながら業務を円滑に進められる点が Google Workspace の強みです。

3. Google Workspace でできること｜活用シーン別まとめ

Google Workspace の本質は、単なる「ツールの集合体」ではなく、「業務の質を上げるための仕組み」であることです。ここでは代表的な活用シーンを紹介します。

チーム作業の効率化：同時編集・共有設定の活用

・文書や資料を複数人で同時編集
・アクセス権限の細分化で、閲覧者／編集者を制御
・バージョン履歴で変更前の状態に戻すことも可能

社内外の連絡円滑化：メール・チャット・Web会議

・シーンに応じて Gmail／Chat／Meet を使い分け
・社外とも安全にデータ・会議を共有
・リモートワークやハイブリッドワークにも最適

業務自動化と統合：Apps Script や他ツール連携

◆Google Apps Script（GAS）
JavaScript ベースで Google スプレッドシートや Gmail などを制御できる純正の開発環境。
例：スプレッドシートの集計結果を自動でメール送信／定期レポートの生成など

◆Zapier
ノーコードで Google Workspace と外部ツール（Slack、Salesforce、Trello 等）を連携。
例：新しいフォーム送信時にメール通知＋スプレッドシート記録を自動実行

◆Make（旧 Integromat）
より複雑な分岐処理や条件設定が可能なノーコード自動化ツール。
例：Google カレンダーの予定に応じて複数の通知チャネルを同時に動かす

◆Microsoft Power Automate
Microsoft 365 を中心としつつ、Google Workspace にも対応するワークフロー自動化基盤。
社内の多様な環境をまたいだ統合処理に適しています。

弊社でも業務は Google Workspace を以下のような形で利活用し、メールレス・ペーパーレスな環境で作業しています。

・部内コミュニケーションはGoogle チャットか Google Meet を利用（メールを99%使わない）
・Google ドキュメントで資料作成 → 複数人で共同編集
・レビューは Google ドキュメント内のコメント機能を使い、ペーパーレス＆効率化

Google Workspace の真価は「使って終わり」ではなく、「活用して業務プロセスを変える」ことにあります。

4. Google Workspace の活用事例と導入メリット

導入に際しては「他社がどう使っているのか」が気になるものです。以下では業界別の活用例を紹介します。

IT企業のクラウド移行成功例

・オンプレミスのメール管理から脱却
　Google Workspace のメール容量は30GB以上のため、メールサーバの容量制限から解放される可能性があります。
・VPN不要でセキュアな在宅勤務環境を整備
　Google Workspace はクラウド製品のため、社内外問わずアクセスが可能です。
　業務環境をクラウドに移すことでシームレスな業務が実現可能となります。
　Google Workspace には2段階認証機能があるため、セキュアな在宅勤務環境の実現も
　可能です。
・年間コスト約30％削減、サーバ運用の工数ゼロへ
　ファイルサーバのデータを Google ドライブに移行して社内外問わずアクセスできるように
　なることで利便性やコストが改善する可能性があります。