Google Workspace のメリット・デメリットを比較！導入前の確認ポイント
- #Google Workspace（旧G Suite）
働き方の多様化に伴い、業務のクラウド化は今や多くの企業にとって必須事項となっています。その中でも注目を集めるのが Google Workspace です。
この記事では、Google Workspace を導入検討中の企業に向けて、メリット・デメリットやセキュリティ、他ツールとの比較、導入成功のポイントをわかりやすく解説します。Google Workspace を検討している方は、ぜひ参考にしてください。
株式会社フライトソリューションズではお客様の要望に合わせて、迅速かつ丁寧なグループウェアの導入支援サービスを提供しています。導入を検討している方は、ぜひ弊社にお任せください。
1. Google Workspace とは？
Google Workspace の導入を検討するにあたり、まずはその概要と適した企業像を理解することが重要です。
Google Workspace （旧 G Suite）の概要
Google Workspace は、Google が提供する クラウド型の統合ビジネスツール群 です。以下のような機能が統合されています。
・Gmail（ビジネス用メール）
・Google ドライブ（クラウドストレージ）
・Google Meet（ビデオ会議）
・Google Calendar（予定管理）
・Google ドキュメント、スプレッドシート、スライド（共同編集可能なオフィスツール）
これらを活用することで、リアルタイムでの共同作業が可能になり、業務の生産性が向上します。
どんな企業におすすめ？
Google Workspace は、以下のような企業に適しています。
・部門間の連携が多い 大企業
・海外支社やリモート拠点とのやり取りがある グローバル企業
・デジタル変革（DX）を推進中の 中小企業・スタートアップ
・セキュリティや監査機能を重視する 管理部門の強化を狙う企業
Google Workspace の柔軟性と拡張性は、多様な規模と業種の企業にフィットします。
2. Google Workspace のメリットとは？
Google Workspace の魅力は、多角的な業務支援にあります。ここでは特に注目すべきメリットを紹介します。
業務効率化の加速
Google Workspace は、以下のように業務のスピードと効率を高めてくれます。
・リアルタイムでの共同編集により、意思決定の迅速化
・コメントや提案モードでの フィードバックの即時反映
・Google Meet の活用による 移動時間の削減と柔軟な会議運用
業務の進行が加速することで、プロジェクトの成果にも好影響を与えます。
弊社でも業務は Google Workspace を以下のような形で利活用し、メールレス・ペーパーレスな環境で作業しています。
・部内コミュニケーションはGoogle チャットか Google Meet を利用（メールを99%使わない）
・Google ドキュメントで資料作成 → 複数人で共同編集
・レビューは Google ドキュメント内のコメント機能を使い、ペーパーレス＆効率化
コスト削減とスケーラビリティ
Google Workspace の料金体系はサブスクリプションモデルで、以下の点が強みです。
・初期費用を抑えられる（オンプレミス型のような物理サーバの購入・設置や保守が不要なため、インフラ投資を大幅に削減可能）
・ユーザー数やストレージ容量の 柔軟な拡張が可能
・ソフトウェアアップデートが自動で、 保守管理コストが不要
必要な機能に応じて最適なプランを選べるのも、コスト管理面での安心材料です。
セキュリティの強さと信頼性
Google Workspace は、企業向けに強固なセキュリティ機能を提供しています。
・すべての通信・データを 暗号化
・管理者向けに 多層的なアクセス管理やログ監査
・データ損失防止（DLP）機能や 不正アクセスの監視
・国際的な認証（ISO27001、SOC2）に準拠
これにより、 業務データを安全に保ちつつ、監査にも対応可能 です。
Google Workspace の導入は、業務全体のパフォーマンスを底上げする基盤となります。
3. Google Workspace のデメリットと注意点
利便性の高い Google Workspace にも、あらかじめ知っておくべきデメリットがあります。
使いこなすには慣れが必要
・Microsoft Office ユーザーにとって、UIや機能の違いに戸惑う可能性あり
・初期導入時は、トレーニングやマニュアル整備が必須
移行期には、社内教育の設計とサポート体制の構築が成功の鍵となります。
オフライン環境に弱い面も
・クラウド前提のサービスのため、ネット接続が不可欠
・一部機能はオフラインでも利用可能だが、制限がある
BCP対策として、オフライン時の業務継続計画も併せて準備しましょう。
Microsoft Office との互換性に注意
・Google ドキュメントは Office ファイルを読み込めるが、マクロやレイアウト崩れが発生することも
・Office ユーザーが多い企業では、ハイブリッド運用の検討が必要
以上の点を踏まえ、事前に各部署のツール利用状況をヒアリングしておくことが推奨されます。
4. Google Workspace と他ツールの比較
導入時の判断材料として、他の主要なツールと Google Workspace を比較してみましょう。
Microsoft 365 との違い
目的や企業文化に応じて、どちらが業務にフィットするか見極めることが重要です。
Dropbox や Box などファイル共有特化ツールとの違い
Google Workspace はファイル共有に加え、以下が可能です。
・メール・カレンダー・会議と統合
・ドキュメント作成や社内通知なども一元化
業務全体の統合的な運用ができる点が大きな強みです。
Chatwork や Slack との使い分け
・Google Chat や Meet を活用すれば、Google Workspace のみで完結できるシームレスなコミュニケーション環境を構築可能
・外部ベンダーとの連携には Slack、社内業務には Chatwork など、使い分けも選択肢です
Google Chat や Meet を活用すれば、Google Workspace 内でチャット・会議・ファイル連携を一元化でき、社内コミュニケーションは完結可能です。一方で、外部ベンダーやパートナー企業とのやりとりには Slack、既存運用が根付いている部署には Chatwork を使うなど、利用シーンに応じた使い分けが効果的です。
業務内容や対象ユーザーに応じて、併用と統合のバランスを取ることが重要になります。
5. 導入前に確認したいチェックポイント
Google Workspace を最大限に活用するためには、事前準備が不可欠です。
導入目的の明確化
Google Workspace の導入が成功するかどうかは、事前にその目的をどれだけ明確にできているかに大きく左右されます。目的が曖昧なままでは、機能が十分に活用されなかったり、現場に浸透しなかったりするリスクがあります。導入の意図や期待する効果をあらかじめ整理・共有することで、プロジェクトの方向性がぶれず、関係者の理解も深まります。
そこで、以下の点を文書化しておきましょう。
・「どの業務を効率化したいのか」
・「どの部署で使うのか」
・「セキュリティ要件や監査対象は何か」
目的が明確であるほど、導入後の定着度も高まります。
社内リテラシーとサポート体制の準備
・利用者のITスキルに合わせた トレーニングプログラムの構築
・社内ヘルプデスクやチャットボットの整備
・FAQや操作マニュアルの配布
導入直後の混乱を避けるための教育とサポート体制の整備が不可欠です。
6. Google Workspace 導入後の成功事例
Google Workspace を導入した企業の事例から、活用のヒントを得ましょう。
スタートアップ企業の事例
・創業初期から Google Workspace を導入
・環境構築を短期間で完了し、メール・チャット・ビデオ会議などを統合した連携体制をすぐに実運用できる状態で整備。
プロジェクト開始直後からスムーズなコミュニケーションが可能に
スピード重視の組織にとって大きなアドバンテージです。
中小企業のDX推進
・紙ベースの業務から脱却し、Google ドライブとスプレッドシートで業務を一元化
・30%以上の業務時間を削減し、コストカットにも成功
少人数組織のDXには特に効果的です。
大企業のコスト削減と BCP 強化
・Microsoft 365 とのライセンス重複を整理し、 Google Workspace に統一
・年間2,000万円以上の ITコストを削減
・クラウド基盤により、災害時の BCP対応力が向上
業務効率化・コストカット事例
弊社でも以下のようなご相談を受け、業務効率化やコストカットを実現するお手伝いをしました。
・ファイルサーバをなくして、Googleドライブにファイルデータを移行することでコストカットをしたい
・情報システム部向けによくある問い合わせを Google サイトでまとめておいて、問い合わせ削減を実現したい
・社内の利活用を進めたいので、ハンズオン形式で Google Workspace の使い方をレクチャーしてほしい
・メールサーバとメールセキュリティは別々で契約しているが、Google Workspace に一式まとめてコストカットをしたい
Google Workspace 導入によって得られるインパクトは非常に大きいと言えます。
7. まとめ
Google Workspace は、業務効率化・コスト削減・セキュリティ強化を実現できるクラウドツールです。メリットとデメリットを理解し、目的や自社の状況に合った運用が重要です。
・メリット：リアルタイムコラボ、コスト効率、セキュリティ体制
・デメリット：互換性や慣れに課題あり
・他ツールとの使い分け：Microsoft 365 やファイル共有・チャットツールとの違いを踏まえ、自社に適した運用スタイルを検討できる
・成功事例：企業規模問わず導入メリットがある
本記事を参考に、 Google Workspace の導入を一歩前へ進めてみてください。
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