企業においてお客様からのアンケート内容の管理や、それに付随する案件対応・ミーティングの進捗管理において、以下のようなお悩みはありませんか？

・Excelでの案件管理では、役職やチームに応じた柔軟な閲覧権限の設定が難しく、情報統制がとれていない。
・各案件の進捗が担当者任せでブラックボックス化しており、マネージャーが全体の状況を把握しきれない。
・活動実績データがすぐに取り出せず、分析やレポーティングに時間がかかっている。

AppSheet は、Google Cloud が提供するノーコード開発プラットフォームで、プログラミングの知識がなくても、ビジネスニーズに合わせたカスタムアプリケーションを迅速に構築できます。スプレッドシートやデータベースなど、様々なデータソースと連携し、業務プロセスの自動化やデータ管理の効率化を実現します。

本記事では、上記の課題を解決するため、Excelで管理されていた案件情報をデータソースとし、Google Cloud の AppSheetを利用してスムーズな営業活動の進捗を可視化・共有する「ミーティング可視化アプリ」の開発事例をご紹介します。

［お客様の抱えていた課題］手動での案件管理がDXを阻む壁に

お客様からの案件に関する相談アンケート後の対応は、従来、Google フォームとExcelで管理されていました。しかし、この方法では運用面に下記のような課題がありました。

・役職や所属営業所に応じた細かい閲覧権限の設定が困難だった
・ミーティング内容や実施状況が一覧でまとまっておらず、管理職や営業推進課が営業のミーティングの状況を把握できなかった
・アンケート回答やミーティングの実施状況をCSV形式でダウンロードできず、データ分析やレポーティングに手間がかかっていた

これらの課題に対し、開発基盤にはお客様がすでに Google Workspace を導入されていたことから、親和性の高いノーコードツール「AppSheet」でのアプリケーション開発を提案し、実現することになりました。

［アプリの概要］AWSとGoogle Cloud を連携し、ノーコードでデータ活用を加速。AppSheet と BigQuery で実現する柔軟な開発術

本アプリは、顧客からの相談情報などを集約したデータベースを基に、AppSheet を用いてミーティングの進捗状況をリアルタイムで可視化・管理し、その活動実績をCSVファイルとして出力するアプリです。

AppSheet は ノーコードツールの為、開発工数を削減できるだけでなく、将来的に軽微な修正はお客様自身で迅速に対応可能な体制を構築しました。

<アプリの特徴>

開発したミーティング可視化アプリの主な特徴は以下の通りです。

・データ連携基盤の構築： 従来のAmazon Web Service（AWS）環境を活かしつつ、AppSheet との連携を考慮し、そこから得られるデータを Google Cloud の Cloud Storage と BigQuery へリアルタイムに連携。これにより、AppSheet からのスムーズなデータ参照に加え、他のGoogle サービスとの連携やデータ分析も容易に実現。

・リアルタイムでのデータ同期： AWS から Cloud Storage へのデータ連携は Google  Cloud の標準機能で実現。さらに、Cloud Storage から BigQuery へのデータ同期は、通常最短15分かかるところを、Google Cloudの iPaaSサービスである「Application Integration」を活用し、リアルタイムでの同期を実現。

<アプリの機能>

1. お客様から案件相談アンケートが回答され、AWS S3にCSVが配置されると自動で Cloud Storage へ連携される
2. Cloud Storage にCSVが配置されると、CSVのデータを BigQuery のテーブルに追加する
3. BigQueryにデータが格納されることで、AppSheet から該当データを表示・更新することが可能となる

<アプリ構成>

<アプリケーション利用イメージ>

■一覧画面

各項目が一目でわかる一覧画面です。ログインユーザーの役職（営業担当者、管理職など）に応じて表示される項目が自動で切り替わるため、セキュアな情報管理と、立場に応じた効率的な状況把握を両立させています。

■ミーティング・実施状況一覧画面

一覧画面内のMTGシート一覧を押すと、案件ごとのミーティング実施状況や議事内容が一覧表で立ち上がります。進捗がリアルタイムで可視化されるため、管理職は各担当者の活動状況を正確に把握し、適切なフォローや指示出しをタイムリーに行うことが可能になります。

■アンケート回答画面

アンケート回答詳細画面では、お客様からいただいた案件アンケートの回答詳細や営業の方の対応内容をいつでも確認できます。お客様のニーズや状況を事前に把握することで、初動のミーティングをより効果的に進めるための重要な情報として活用いただけます。

まとめ

今回の事例では、お客様の既存AWS 環境と Google Cloud を連携させ、ノーコードツール「AppSheet」を用いることで、アプリケーションを短期間で開発しました。

このアプリによって、これまで担当者ごとに分散していた案件進捗のリアルタイムな一元管理と、役職に応じたセキュアな情報共有が実現し、お客様から高い評価をいただいています。

AppSheet のようなノーコードツールは迅速な開発が魅力ですが、今回のように既存システムとのデータ連携やリアルタイム同期といった高度な要件を実現するには、クラウド全般に関する専門的な知見が不可欠です。

フライトソリューションズでは、お客様の環境や課題に合わせた最適なクラウド連携・活用をご提案します。業務の可視化やデータ活用に関するお悩みは、ぜひお気軽にご相談ください。