大量のワークフローの承認済み情報を Google ドライブ に自動的に保管して、社内共有したいと思ったことはないでしょうか。

rakumo株式会社様が提供している「rakumo ワークフロー」ではAPIがあり、このAPIを使用して Google ドライブにワークフローのデータを自動的に収集することが可能です。弊社では、様々なサービスとのシステム間自動連携に関するノウハウをもっており、お客様の環境やニーズに合わせて最適な開発ソリューションが実現できます。

rakumoワークフローから承認済み情報の申請情報、承認タイムライン、添付ファイルを取得し、特定の Google ドライブに自動で連携するツールを開発しました。この開発事例をご紹介します。

【お客様の抱えていた課題】

• ・rakumo ワークフローを利用できるユーザー数が限られており、承認済み情報を閲覧できないユーザーがいた
• ・rakumo ワークフローの承認済み情報をrakumo ワークフローが利用できないユーザーにも共有したい
• ・手作業でGoogle ドライブに承認済み情報をアップロードしていて、手間がかかっていた

【ツール概要】

開発基盤にGoogle Apps Script を採用しました。Google Apps Script は Java Script の知識をお持ちであれば、お客様自身で修正が行えます。また、スプレッドシートとの連携が簡易なため、進行状況のテンプレートをスプレッドシートで作成しておくことでPDFに変換する際に便利に行えます。
Google Apps Script は実行時間（6分）やファイルのダウンロードサイズの上限が決められているため、大きく2つのバッチ処理（Google Apps Script の定期実行）で全体の処理を行えるようにしました。

<ツールの機能>

• 1、定期的に rakumo ワークフローAPIで、承認済みデータを取得する。このワークフローデータを処理対象とする
• 2、定期的に 1 で取得した処理対象のワークフローデータを Google ドライブに保存する
• 3、規定回数リトライ処理してもエラーになる場合には、指定したアドレスへメールを送信する
• 4、rakumo ワークフローに添付されているファイルサイズが特定のサイズ以上の場合にも、指定したアドレスへメールを送信する

<アーキテクチャー概要>

【ツール開発後の結果】

ツールの基盤をGoogle Apps Script にしたことにより Google Cloud 基盤で作成するよりも安価で運用が可能になりました。
また Google ドライブへ自動保存を実現することで、ワークフローの承認済み情報が rakumo ワークフローを利用していないユーザーでも閲覧できるようになる為、工数をかけずに承認済み情報の共有がスムーズになるなどの効果が期待できます。

このように、当社では rakumo や、Google Workspace を活用したアプリケーション開発を行い、お客様にて運用されているシステムをより便利にご利用いただけるようなお手伝いをしています。システム運用でお困りごとがあればお気軽にご相談ください。