【Google Workspace 事例】Google Apps Scriptで共有ドライブへの移行前の準備として共有ドライブの作成・設定・権限追加を行うツールの開発－アパレル会社様

ファイルサーバや別のクラウド上のストレージサービスから、Google ドライブへの移行を考えているお客様の中で、移行先となる共有ドライブを一括で作成したい、といったことはございますでしょうか。

UI（ユーザーインターフェース）や管理コンソール上から共有ドライブを作成することが可能ですが、複数の共有ドライブを作成するとなると時間がかかってしまう、ミスや漏れが発生するといったことがネックとなるかと思います。
また、データ移行完了後には、共有ドライブごとの設定や、権限の追加も必要となってきます。

今回の記事では、共有ドライブの作成・設定変更・権限追加を一括で行うことができるようにしたという事例をご紹介いたします。

【お客様の抱えていた課題】

• データ移行前の準備として、共有ドライブの作成を行いたい。
• 共有ドライブの作成時に以下も一緒に行えるようにしたい
  1. 共有ドライブの設定変更
  2. 共有ドライブへの権限追加
  3. 共有ドライブ配下にサブフォルダを作成
• 共有ドライブの運用では使用せず、あくまでデータ移行の準備のために使用するアプリケーションの為、ランニングコストはかけたくない
• アプリケーションの起動は担当者が手動で行い、処理が終わるまでは動き続けてほしい

【アプリケーションの概要】

〈アプリケーションの機能〉

• スプレッドシートに紐づくGoogle Apps Script（以下、GAS）で処理を行う
• 実行時にスプレッドシートに記載された内容を読み込み、以下の処理を行う
  1. 共有ドライブの作成
  2. 共有ドライブの設定変更
  3. 共有ドライブへの権限追加
  4. サブフォルダの作成
  5. サブフォルダへの権限付与
• GASの実行制限（実行時間：6分）に抵触しないよう、一定時間で処理を終了させ次回実行のトリガーを作成する

〈アプリケーションの構成〉

【アプリケーション開発後の結果】

上記のようなシステムを構築することで、データ移行に関する前準備の作業を共有ドライブを一括で作成・設定変更・権限追加をランニングコストをかけず行えるようになりました。

また、一定時間で処理を中断してトリガーを作成、トリガー起動時に中断箇所から再開するようにしたことでGASの実行制限に抵触しないようにすることもでき、お客様からご好評をいただいております。

このように当社ではGoogle 関連のサービスを活用したアプリケーション開発を行い、Google Workspace をより便利にご利用頂けるようなお手伝いをしています。Google Workspace を利用する上でのお困りごとがあればお気軽にご相談下さい。