人事情報から出力されるCSVファイルをもとにGoogle Workspace(以下、GWS)を更新した後、更新後の情報を自動でrakumoに同期したいというご要望がありました。

rakumo株式会社様が提供している「rakumo」は、Google Workspaceが持つ機能を拡張、かつ Google Workspaceで補えない業務領域をサポートしたクラウド型の拡張ツールです。 Google Workspaceのユーザー管理、認証、セキュリティ機能を共通利用している点も特長です。

rakumoは、 GWS と定期(標準では1日1回)でユーザー、Google グループの情報を同期する機能を有しています。しかし、GWSのユーザーや Google グループを頻繁に更新している場合、同期タイミングを即時更新したいといったご要望もあるかと思います。
また、GWSを使用していくにつれて、大量にGoogle グループができてしまい管理が難しくなってしまうこともあります。

今回の記事では、人事情報から出力されるCSVファイルをもとにGWSを更新し、その情報をさらにrakumoに同期するツールを開発したという事例をご紹介いたします。

お客様の抱えていた課題

• ・人事情報から出力されるCSVファイルをもとに、以下の設定を自動的に実行できるようにしたい
• 　―GWSのメンテナンス
• 　　■GWSへユーザーの作成・更新・削除
• 　　■GWSへGoogle グループの作成・更新・削除
• 　　■グループメンバーの追加・更新・削除
• 　―rakumoのメンテナンス
• 　　■rakumoAPIを使用し、Google同期を行う

• ・GWSへの反映が適切に処理されているか確認、メーリングリストの棚卸を行うため、GWSから以下の情報を管理者の任意のタイミングで取得できるようにしたい
• 　―ユーザ一覧
• 　―グループ一覧

上記のようなご相談があり、既存のツールでは対応が難しいと判断したためツールの個別開発を行いました。

案件を進めていく中で、Google グループのアクセス設定は、他の機能とは別に個別のツールとして更新したいというご要望がありました。また、グループを作成してから更新する必要があるという都合を加味し、今回はグループの設定を別の機能(グループ設定機能)として構築いたしました。

アプリケーション概要

GWS・rakumoメンテナンス機能

• 1．GWSメンテナンス機能
• 　1．指定フォルダに配置されたCSVを読み込み、以下の処理を実行します
• 　　■GWSアカウント作成(名前、メールアドレス、パスワードを設定)
• 　　■GWSアカウント更新
• 　　■GWSアカウント削除
• 　　■GWS Googleグループ作成(アクセス設定は固定値)
• 　　■GWS Googleグループ削除
• 　　■GWS Googleグループメンバー追加
• 　　■GWS Googleグループメンバー更新
• 　　■GWS Googleグループメンバー削除

• 2．rakumoメンテナンス機能
• 　1．rakumoAPIを使用しrakumoにGWSの情報を同期します

【アプリケーションの構成】

GWSユーザー・グループ取得機能

• 1．ユーザー取得機能
• 　1．以下の処理を行いCSVファイルを指定のフォルダに出力します
• 　　■GWSユーザー一覧取得(名前、メールアドレス、組織部門、電話番号、役職情報、部門)

• 2．グループ取得機能
• 　1．以下の処理を行いCSVファイルを指定のフォルダに出力します
• 　　■GWSグループ一覧取得(名前、メールアドレス、アクセス設定※)

• 3．グループメンバー取得機能
• 　1．以下の処理を行いCSVファイルを指定のフォルダに出力します
• 　　■GWSグループメンバー一覧取得(名前、メールアドレス、権限)

【アプリケーションの構成】

GWSグループ設定機能

• 1．グループ設定機能
• 　1．指定フォルダに配置されたCSVを読み込み、以下の処理を実行します
• 　　■グループの設定更新(名前、アクセス設定※)

• ※アクセス設定はグループの設定から更新できる以下の5種になります
• 　　■グループのオーナーに連絡できるユーザー
• 　　■会話を閲覧できるユーザ－
• 　　■投稿できるユーザー
• 　　■メンバーを表示できるユーザー
• 　　■メンバーの管理（追加、招待、承認）ができるユーザー

【アプリケーションの構成】

アプリケーション構築後の結果

上記のようなシステムを構築することで、GWSを手動で操作せずに多数のユーザー、グループのメンテナンスを可能にし、管理者様の負担を軽減いたしました。

また、ツールを実行することでrakumoコンタクトの同期を自動で行えることにより、リアルタイムでrakumoの更新も行うことができる様になり、運用工数削減ができたことでご好評をいただいております。

他にもグループとグループメンバーを取得できることにより、不要なGoogle グループの乱立を防ぐことや、グループメンバーの設定漏れや過不足の防止にも繋がっております。
このように当社ではGoogle関連のサービスを活用したアプリケーション開発だけでなく、rakumoなどの3rd Party製の拡張ツールとの連携を行うことで、Google Workspaceをより便利にご利用頂けるようなお手伝いをしています。Google Workspaceを利用する上でのお困りごとがあればお気軽にご相談下さい。