現代ではビジネスのDX（デジタルトランスフォーメーション）が進みつつあり、多くの企業がグループウェアを導入して業務環境の構築に取り組んでいます。なかでも先進的なグループウェアとして注目を集めているのが、Google社が提供するGoogle Workspace Enterpriseです。

当記事ではGoogle Workspace Enterpriseの概要・特徴、主な機能、メリット・デメリット、導入手順を解説します。
Google Workspace Enterpriseの導入を検討している方は、ぜひ参考にして下さい。

Google Workspace Enterpriseを導入するのであれば、目的を明確化し、最適なプランと要件を決定するのが重要です。
株式会社フライトソリューションズでは、お客様の要望に合わせて迅速かつ丁寧な導入支援サービスを提供しています。導入を検討している方は、ぜひ弊社にお任せ下さい。

Google Workspace Enterpriseとは？

Google Workspace とはGoogleが提供するクラウド型グループウェアサービスです。Gmail・Googleドライブ・ビデオ会議・表計算などのITツールが1つのパッケージとして提供されており、時間や場所に左右されず効率的に仕事を行える環境を構築することができます。なお Google Workspace では、下記の2つのエディションが提供されています。

• ・Businessエディション：最大299名まで利用可能なエディション
  ・Enterpriseエディション：利用人数に制限がない大企業向けのエディション

Enterpriseエディションでは、Businessエディションよりも高度な機能や管理ツールを備えているのが特徴です。大規模な組織での運用を想定した必要十分な機能が備わっているため、あらゆる業界・業種・規模の企業でGoogle Workspace を活用することができます。

Google Workspace Enterprise のプラン説明

Google Workspace Enterprise エディションでは「Standard」「Plus」の2種類のプランが提供されています。各プランの特徴を下記の表にまとめました。

上位プランになるほど月額利用料は上がりますが、より多くの機能を活用することが可能となります。

Google Workspace Enterprise の価格（料金）と導入期間

Google Workspace Enterprise の利用料金は、ユーザー（ID）ごとの月額料金で計算されます。
料金は固定されておらず、契約内容により変動するため、企業に応じて異なります。

下記は推定される月額料金の目安・相場です。

データ移行サポートやトレーニングが必要な場合、3rd Partyや専門パートナーを依頼する場合は、さらに追加コストが発生する可能性があります。
なお導入期間については、企業規模・作業内容により異なります。大まかな目安を下記に記載しました。
規模が大きいほど、また作業量が多く複雑であるほど、移行期間は長くなります。

Google Workspace Enterpriseの主な機能

Google Workspace Enterprise は、大企業での運用を想定したさまざまな機能が組み込まれています。下記に主な機能を解説していますので、どのような機能を活用できるのかを把握しておきましょう。

※対応可能な機能詳細については「Standard」「Plus」に応じて変動します。

業務効率化のための機能

Google Workspace ではチームコラボレーション強化、業務効率化向上や生産性を向上させるための機能が多数搭載されています。

■コラボレーション

■スケジュール管理

■コミュニケーション

■自動化

セキュリティ機能

Google Workspace Enterprise は、エンタープライズ利用を想定したさまざまなセキュリティ機能が搭載されています。

■データ保護機能

■アクセス管理

■セキュリティモニタリング

管理機能

Google Workspace Enterpriseでは、IT管理者が安全かつ効率的にユーザーとシステムを管理できるよう、強力な管理者機能が提供されています。

■メンバー管理

■システム管理

■法的要件・コンプライアンス管理

Google Workspace Enterprise を導入する手順

Google Workspace Enterprise の導入は大規模かつ複雑なプロセスを踏襲するため、専門企業へ依頼するのが一般的です。

下記にGoogle Workspace Enterprise を導入する一連のプロセスを解説していますので、参考にして下さい。

Google Workspace Enterprise を導入するのであれば、目的を明確化し、最適なプランと要件を決定するのが重要です。株式会社フライトソリューションズでは、お客様の要望に合わせて迅速かつ丁寧な導入支援サービスを提供しています。導入を検討している方は、ぜひ弊社にお任せ下さい。

導入前の準備

Google Workspace Enterprise を導入する最初のステップは、入念な準備です。下記のポイントを抑え、計画的に準備を進めていきます。

1. 目的の明確化
業務効率化・内部統制の強化・セキュリティ強化・リモートワーク対応・レガシーシステムからの脱却など、導入目的を明確にします。

2. メンバーの決定
利用メンバー・人数・管理者を具体的に決定しておきます。

3. プラン選定
企業規模・導入目的・必要な機能を検討し、最適なプランを選定。移行・導入にかかる工数・スケジュールも見積もっておきます。

4. 導入チームの編成
導入の推進や社内調整をスムーズに行うため、IT部門やプロジェクトマネージャーを中心とした専任のチームを構成します。

5. 現状把握
自社の既存システム（OS・サーバー・ストレージ・メールシステム・コラボレーションツール（Zoom・Slack・Teams）・ワークフロー管理システム・業務システム（CRM・ERP等））や既存データ（メール・アドレス帳・カレンダー・予定表・ドキュメント・バックアップ・ログ・スクリプト等）の現状を把握し、Google Workspace との互換性・移行対象・移行方法を確認します。

6. 導入支援会社を選定する
複雑で工数のかかるGoogle Workspace 導入を支援してくれる導入支援会社を選定します。導入に伴う課題の解決が可能であるかという観点から選定するのがポイントです。
上記の準備を丁寧に進めることで、Google Workspace 導入の成功確度を高めることができます。

導入プロセス

Google Workspace の導入プロセスにおいて、導入支援会社は下記のステップに従って導入を進めていきます。下記は弊社フライトソリューションズで導入支援を実施する際のステップになります。

1. 要件確認
貴社の要望に対して、細かく要件をヒアリングを実施します。これらのヒアリングによって、たとえ課題が明確化になっている場合でも、貴社で気付けていなかった課題が浮き彫りになることもあります。

2. 基本設定詳細
企業ドメインの登録・検証を行い、ドメイン所有権が自社にあることを確認し安全性を確保します。またGoogle Workspace のアカウントを作成し、管理者アカウント・従業員アカウントを設定。なお既存のMA・CRM・ERPなどの業務アプリケーションを導入している場合は連携を進めます。

3. 運用設計
運用マニュアルを作成するための運用ヒアリングを実施後、運用マニュアルを作成します。また管理ポリシー・セキュリティ設定を行い、効率的かつ安全に運用できる体制を構築します。

4. 構築
設計書を元に、各サービスの構築を実施します。

なお既存のサーバーからデータ移行を行う場合は、メール・アドレス帳・カレンダー・ドキュメント等のデータをGoogle Workspace へと移行する移行作業を実施します。

テスト・トレーニング

Google Workspace の初期設定が完了したら、任意で本運用に備えてテスト・トレーニングを実施します。

テスト（試験運用）では、まず全体の約5％を目安に、試験運用を行うユーザーを選抜します。本運用と同じ環境を構築し、実際に Google Workspace 上でメール・会議・ドキュメント編集等を行って操作感や使用感を確認します。

問題や課題があれば解決し、本運用に向けて調整を行っておきます。

トレーニングでは、Google Workspace の各機能を活用してコラボレーションを行う方法を学び、導入への意識向上とスキルアップを図ります。導入トレーニング用の学習プログラムは Google Cloud にて提供されていますので、こちらを使用すると良いでしょう。

上記プロセスを経ることで、導入後のイレギュラーや混乱を最小限に抑え、本運用をスムーズに始めることができます。

本運用開始

試験運用で問題が無いことを確認したら、全従業員分の利用環境の構築を完了させます。環境構築が正常に完了したことを確認したら、いよいよ本運用のスタートです。従業員からの問い合わせやトラブルに対応できるよう、IT部門やヘルプデスクのサポート体制を整備しておきます。

運用開始後は、随時改善を重ねながら運用を行っていくために、管理コンソールを活用して運用状況をモニタリングし、定期的なレビューを実施します。アクティビティログやセキュリティ状態の確認はもちろん、従業員からのフィードバックも収集して運用の定着と最適化を図ります。

必要に応じて機能の追加やアップデートも行いながら、運用パフォーマンスの最大化を目指します。Google Workspace は本運用を開始して終わりではなく、いかに運用を定着させて生産性向上を図るかが重要となるため、導入後のフェーズにも注力しましょう。

自社に合った最適なプランでGoogle Workspace Enterprise を導入しよう！

Google Workspace Enterprise は、規模や業種を問わずあらゆる企業のニーズを満たせる高性能で信頼性の高いグループウェアです。エンタープライズ向けの強力な機能が多数搭載されており、デジタルツールをフル活用した現代的で効率的な働き方を実現することができます。DXによる業務効率化や生産性向上を実現したい企業には非常におすすめのサービスと言えるでしょう。

Google Workspace Enterprise を導入するのであれば、目的を明確化し、最適なプランと要件を決定するのが重要です。株式会社フライトソリューションズでは、お客様の要望に合わせて迅速かつ丁寧な導入支援サービスを提供しています。導入を検討している方は、ぜひ弊社にお任せ下さい。